Evita estos errores en la implementación SAP Business One

La implementación de SAP Business One es un evento que genera altas expectativas, en el que se invierten una cantidad importante de recursos y por lo tanto, son muchos los factores que deben tomarse en cuenta. Por eso nuestros consultores Poligonnus prepararon esta lista de errores comunes a los que deberías prestar atención durante una implementación.

1. Ausencia de compromiso por parte de los usuarios clave

Este es el mayor riesgo identificado y el que tiene un impacto mayor en el resultado final. 

Es usual que durante el proceso de implementación, los usuarios clave designados tiendan a darle poca prioridad a las tareas asignadas necesarias para el proyecto. Esto incluye una mala planificación de agenda para las reuniones requeridas, retrasos en la entrega de pendientes y comunicación deficiente. 

Por supuesto, un proyecto de implementación de estas características podría aumentar la exigencia o incluso la carga laboral de estos usuarios;  pero sin el compromiso del grupo humano con la cual se trabajará, no será posible lograr los objetivos trazados para cada una de las fases de la implementación de SAP Business One.

Para ello se requiere de una correcta gestión de proyecto por parte de gerencia,  así como de una correcta administración del personal involucrado; comunicando y retribuyendo de manera adecuada el esfuerzo adicional que se requerirá a lo largo del tiempo que dure la implementación SAP Business One. Contar con personal motivado e involucrado es el punto de partida para asegurar el éxito del proyecto. 

2. Definición de objetivos deficiente

Un proyecto sin objetivos claros se puede comparar a un barco varado en medio del mar, está a la deriva sin saber a dónde ir. 

Una de las principales consecuencias que trae este riesgo es la dilatación del tiempo estimado y, consecuentemente, un impacto en los recursos  que la empresa ha planificado y destinó para un proyecto de esta envergadura.

Es la gerencia de proyecto quién debe trabajar para que se respete el cronograma establecido, así como el consumo de recursos. Esto a través de la definición de milestones en cada etapa del proyecto, con reuniones de seguimiento en compañía de los usuarios clave,donde se aborde los diferentes objetivos fijados a lo largo del proyecto.

Estos objetivos deben  ser claros y concisos, especificando fechas y tareas concretas, así como responsables que monitoreen periódicamente el avance en pro de la buena salud del proyecto.

3. No definir los alcances de la implementación SAP Business One

Es muy común, y al mismo tiempo equivocado, pensar que con la implementación de SAP Business One y sus complementos, todos los problemas de la empresa adquirente se verán automáticamente solucionados. No es suficiente “dar un par de clics” para ver resultados. 

Para ello, es primordial que tanto el partner como el cliente definan, de forma clara y transparente, cuáles son los alcances, retos y efectos de la implementación en cada proceso. Ya que, con alcances ambiguos es probable que se presenten conflictos en el futuro, puesto que las partes deben dejar claro, cuáles procesos y cuáles no, serán abordados por SAP Business One desde una etapa tan temprana como la firma de contrato. 

De esta forma,  tanto el cliente como el Partner estarán preparados para una implementación exitosa; enfocados en las necesidades identificadas por el cliente, y que serán abordadas por SAP.

4. No implementar una estructura metódica para la documentación

Aunque parezca elemental, este es uno de los riesgos más comunes y que mayor impacto tienen sobre los recursos, tanto del cliente como del consultor. 

Fallar en este paso podría generar que se invierta más tiempo del estimado. Ya que se requerirá reajustar la información recopilada (Kick Off, Blue Print) y acuerdos concretados que influyen, y son necesarios, para las siguientes fases del proyecto (Realización, Preparación final, Go Live y Soporte).

Entonces,¿qué se recomienda? El equipo consultor opta generalmente por una metodología de fases, con documentación de cierre por cada una de estos hitos. De esta forma, todas las partes involucradas pueden dar el visto bueno al inicio del siguiente hito.  

Es responsabilidad de todas las partes el llevar un manejo correcto de esta información, manteniendo canales de comunicación estables, que permitan llegar a un acuerdo en el menor tiempo posible y dejando evidencia escrita de todos los acuerdos a los que se haya llegado.

5. Ausencia del Jefe de proyecto

El liderazgo es un factor clave, sino el más importante, para el éxito de un proyecto.

Tomando la metáfora anterior del barco, si no existe un jefe de proyecto con liderazgo tanto en la empresa cliente (para la guía, dirección y seguimiento) como en el equipo consultor, es probable que el proyecto sin un líder, así como un barco sin capitán, termine naufragando o en este caso, en un rotundo fracaso.

Para evitar resultados catastróficos durante la implementación de SAP Business One,  se requiere que la misión de gestionar un proyecto de esta magnitud sea encargada a una persona que cumpla el perfil adecuado. 

Un líder con capacidad de administrar recursos de manera eficiente, capacidad de gestionar la carga laboral de los usuarios clave, mantener motivado a su equipo de trabajo, que presente habilidades de comunicación desarrolladas  que le permitan darse a entender tanto con el equipo consultor como con los involucrados por parte del cliente y que cuente con el compromiso absoluto de culminar satisfactoriamente con la tarea encomendada.

No prestar la atención suficiente a este punto puede terminar en una falta de sinergia entre las partes involucradas. Esto quiere decir, que la disposición presentada tanto por el cliente como por el Partner para culminar satisfactoriamente la implementación podría verse afectada.

6. Tiempo corto de preparación

En la recta final de la implementación SAP Business One, se requiere que los usuarios finales realicen la mayor cantidad de pruebas posibles al sistema, en un proceso también conocido como User Acceptance Testing.  Esto con el fin de identificar la mayoría de las casuísticas posibles que pudiera presentarse durante la salida en vivo en todos los procesos implementados, y puedan ser abordados y solucionados si así se requiere.

Es común que el cliente, con la finalidad de adelantar la salida en vivo, acelere este proceso, llevándolo a cabo de manera incompleta;  y si bien el equipo consultor puede sugerir posponer la salida en vivo, la decisión final recae enteramente en el gerente de proyecto. 

Mientras mejor se realice el User Acceptance Testing, se reduce considerablemente la cantidad de errores que pudieran presentarse durante la salida en vivo haciendo de ésta un proceso mucho más orgánico y seguro.

Adicionalmente, este proceso ayuda a que los usuarios mejoren su curva de aprendizaje con respecto al sistema. Es decir, se tendrá la ventaja de contar con usuarios mucho más preparados, cómodos e identificados con SAP Business One.

7. Capacitación llevada sin compromiso

La capacitación de usuarios es una de las etapas más importantes de la implementación SAP.  Una capacitación incompleta se verá reflejada en una salida en vivo traumática para los usuarios, los cuales no se encontrarían realmente listos para un cambio de sistema; ralentizando las operaciones en la empresa y generando un ambiente de estrés durante los primeros días con el nuevo sistema.

Ambas partes deben prestar especial atención a que se lleve a cabo de la manera correcta.

• Por parte de la empresa cliente: Si bien es cierto, no todo el grupo humano que trabajará con SAP B1 comparte el mismo conocimiento o experticia, la realidad es que depende del compromiso de cada uno para poder aprender, consultar, entender y explorar los procesos y el ensamblaje de ellos. 

• Por parte de la consultora: Se debe de definir un correcto personal capacitador y cronograma de capacitaciones, tomando en cuenta la importancia de cada proceso y los conocimientos de los usuarios finales.

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Por lo expuesto se puede concluir que los riesgos en la implementación SAP se pueden dar en cualquiera de las partes, por lo que se recomienda trabajar desde un inicio siempre de la mano y con mucho compromiso, con el propósito de tener un proyecto SAP exitoso.