SAP Business One: todo sobre el ERP ideal para pequeñas empresas
Estamos en un mundo competitivo donde las empresas crecen exponencialmente, pero de manera desordenada.
Esto se hizo más evidente en el contexto de pandemia en el que las empresas que controlan los procesos con orden “despegan”, mientras que aquellas que no, ven las consecuencias y afrontan pérdidas.
Entonces ¿Cuál es la solución para impulsar un crecimiento rentable?
Nosotros, que estamos bastante tiempo en el mercado, recomendamos SAP Business One para pymes. Es la solución que estás buscando si quieres estar un paso adelante de tu competencia y ser parte de la transformación digital.
Aquí les explicamos todo lo que necesitan saber sobre el ERP ideal para pequeñas empresas.
1. Qué es SAP Business One
SAP Business One es la solución empresarial diseñada para cumplir con los requerimientos habituales de las diferentes áreas de una empresa.
Se puede integrar procesos logísticos, planeación de inventarios, compras, ventas. Simplificar la capacidad de respuesta de los clientes, identificar el mejor segmento de la base instalada de clientes, simplificar los cierres contables, distribuir gastos y costos de la empresa, entre muchos otros beneficios.
Además, SAP Business One centraliza la información y, al ser un sistema escalable en el tiempo, es posible acceder a información y reportes cruciales de manera instantánea y en tiempo real.
Está dividido en diferentes módulos, abarcando en cada uno de ellos una función empresarial específica, con la que podrás controlar toda la operación de tu empresa desde un solo sistema integrado como SAP Business One
2. ¿Qué áreas ayuda a gestionar?
SAP B1 ayuda en la gestión de la mayoría de áreas de una empresa, al ser un ERP (Planificación de recursos empresariales) todas las áreas están integradas en un solo sistema.
Las Áreas involucradas de forma nativa en la implementación de SAP Business son:
- Contabilidad
- Finanzas
- Costos y presupuestos
- Ventas
- Comercialización
- Logística
- Inventario y almacenes ( o bodegas)
- Tesorería
- Bancos
- Producción
- Talleres
- Servicio Pos venta
Poligonnus ha implementado Sap Business One en las diferentes áreas dentro de una empresa significando cada una de ellas un reto distinto durante la implementación.
3. ¿A qué tipo de empresas va dirigido SAP Business One?
SB1 está dirigido a empresas en crecimiento constante, especialmente a pequeñas y medianas empresas (pymes).
A la fecha de la redacción de este artículo SB1 cuenta con más de 70,000 empresas cliente y más de 950,000 usuarios activos alrededor del mundo.
A continuación, procederemos a listar los sectores más recurrentes que además, fueron implementados por nuestro equipo.
- Sector de Agroindustria: Exportación y Fabricación de productos agrícolas a nivel nacional y extranjero.
- Sector Retail: Venta por menor, en el caso de librerías, farmacias, tiendas de ropa, etc.
- Sector Textil: Fabricación y exportación de productos textiles a nivel nacional y extranjero.
- Sector Químico: Como la fabricación e importación de materiales utilizados en la fabricación de un producto químico.
- Sector de Prestación Servicios: Como la prestación de Servicios a diferentes empresas mineras como servicios de transporte, servicios de mantenimiento, servicios de soldadura, etc.
- Sector de Distribución: Ventas al por mayor de ciertos productos donde la empresa puede tener varias sucursales internamente o fuera del país.
- Sector Automotriz/Autopartes: Venta de vehículos como también autopartes y seguimiento de cada uno de los artículos vendidos para brindar el proceso de mantenimiento o garantía.
Estos sectores comparten características en común hasta cierto punto, porque existen procesos que siempre marcarán la diferencia. Por ello, es importante que recibas asesoría de expertos.
4. ¿Cuánto cuesta la implementación de SAP Business One?
Importante: Al ser un sistema escalable, te permite personalizar cada módulo del sistema adaptando los diferentes procesos recurrentes en tu empresa. Por eso decimos que SAP Business One se acopla a tu presupuesto.
Debido a ello, adaptar SAP Business One a una empresa siempre será más eficiente a nivel de costo y tiempo comparado con optar por un sistema personalizado, que a la larga, representará una inversión menos eficiente..
SAP business One Costos
El costo SAP business one y su implementación dependerá de diversos factores que afectan a la cotización inicial:
- Según el nivel de personalización requerido para las operaciones normales de su empresa. Los procesos no contemplados nativamente por el sistema significarán una inversión mayor.
- Es necesario indicar la cantidad de usuarios y el área en el cual trabajan.
- Se debe evaluar si SAP B1 correrá en una infraestructura interna de la empresa o en la nube.
Como se puede observar, son muchas las variables a analizar y sería complicado brindar un número específico. Por eso, te invitamos a contactarnos para brindarte una estimación real del costo de implementación según las necesidades para tu empresa.
5. Duración y proceso de implementación SAP B1
¿Cuánto tiempo demora la implementación de Sap Business One?
La implementación de este ERP de talla mundial dura aproximadamente 12 semanas, aunque esto dependerá del compromiso y del alcance que el proyecto pudiese tener.
Pasos de la implementación
- Los consultores se reunirán con los usuarios líderes de cada área de la empresa (Key Users) y cada uno de ellos explicará su proceso y cambios a mejorar.
- Una vez recopilada toda la información se procederá a personalizar el sistema de acuerdo a la necesidad de la empresa y sus procesos actuales, incluyendo mejoras al sistema.
- Se presentará el sistema a los usuarios líderes explicando a detalle toda la personalización realizada.
- Por último, se procederá a capacitar a los usuarios designados y se hará el proceso de migración de información de su sistema actual a SAP Business One.
6. Ventajas y desventajas de Implementar SAP Business One
A continuación presentamos algunas ventajas y desventajas de implementar el sistema Sap B1
Ventajas
- Al ser un sistema robusto y personalizable, el tiempo de implementación es corto en comparación a un sistema In house creado desde cero.
- Si se presentara algún inconveniente con la empresa que realizó su implementación, su equipo puede encontrar distintas empresas en el mercado (Proveedores de ERP SAP Business One) que se dedican a brindar soluciones. Es decir, tu empresa no estará sujeta a depender de los servicios de la empresa implementadora.
- Es más fácil encontrar trabajadores que conozcan SAP Business One en el mercado de su país, que contratar una persona y capacitarlo desde 0 en un sistema personalizado.
- SAP Business One, al ser un sistema reconocido mundialmente es más fácil obtener certificaciones de software exigidos por sus clientes o proveedores para trabajar con su empresa a nivel global
- La responsabilidad del mantenimiento y actualización del sistema queda a cargo de la consultora o en todo caso, de SAP Internacional.
- SAP constantemente libera nuevas actualizaciones de sistema, agregando interesantes características a la solución.
Desventajas
- Si no existe el compromiso de sacar el proyecto adelante por las áreas involucradas, como retrasos de entregas o no asistencia a reuniones programadas, el proceso de implementación puede demorar más del tiempo pre establecido.
- SAP Business One utiliza licencias por usuario, si no se tiene definida la cantidad de usuarios y sus funciones debidamente en la empresa, puede incurrir en costos ocultos e innecesarios de licencias.
- SAP Business One exige un mantenimiento anual que debe ser abonado si se requiere contar con la garantía del producto y acceso a nuevas funcionalidades en las actualizaciones. Si su empresa es una organización en crecimiento constante, este punto puede considerarse una ventaja, porque permitirá apalancar sus procesos con tecnología.
7. Módulos de SAP Business One
Como vimos en el punto 2 de este artículo, listamos las distintas áreas de una empresa que SAP Business One ayuda a gestionar.
A continuación listamos los módulos que se tiene en el sistema y su vinculación directa con cada área de su empresa:
- Módulo de Finanzas: Área de contabilidad, Área de costeo y Presupuesto.
- Módulo de CRM: Área de Marketing,
- Módulo de Ventas: Área de Ventas.
- Módulo de Compras: Área de Logística, Área de Almacén y Área de Contabilidad
- Módulo de Gestión de Bancos: Área de Tesorería
- Módulo de Inventario: Área de Almacén y Logística
- Módulo de Producción: Área de Planeamiento y Área de Producción
- Módulo de MRP: Área de Logística
- Módulo de Servicios: Área de Talleres y Área de Garantías.
8. Tipos de licencias
Estos son los distintos tipos de licencia en SAP:
- Licencia Profesional: Utilizados por Gerentes, Contadores Generales y Jefes de Área.
- Licencia Logística: Utilizados por Logísticos, Personal de Almacén y Producción.
- Licencia CRM: Utilizados por el personal de marketing de la empresa o el área de ventas solo para realizar cotizaciones.
- Licencia Financiera: Utilizado por contadores y personal de tesorería.
- Licencia Indirecta: Esta licencia es especial ya que es utilizada por aplicaciones externas que se conectan con SAP Business One.
La licencia profesional es la que tiene mayor valor de compra y la licencia indirecta es la más económica
9. Partners
¿Qué es un partner?
En el ecosistema SAP un partner es aquella empresa que realizará la implementación de SAP Business One en su empresa.
Existen varias empresas en el mercado que a su vez serían sus proveedores de ERP, estas están certificadas por SAP para poder implementar de manera correcta el SAP Business One en su empresa.
Tipos de partners
- SAP Partner: Consultoras que brindan soporte, diseño de sistemas, integración e implementación de soluciones SAP a su empresa.
- SAP Partner Gold: brinda lo mismo que un partner normal con la diferencia que están a un nivel superior de un SAP Partner ya que tienen un tiempo mayor en el mercado.
- SAP Partner Platinum: Estas empresas son invitadas directamente por SAP y están a un nivel superior de un partner gold.
10. ¿Cómo saber si mi equipo está preparado para la implementación?
En Poligonnus definimos los pasos que su empresa debe seguir antes de realizar una implementación de SAP Business One.
Identificar los usuarios líderes por cada área
Evalúe el conocimiento y capacidades de su equipo así como el nivel de rotación de este. ¡Elija a los mejores!
Definir detalladamente los procesos de cada área
Es posible que usted necesite una reingeniería de sus procesos, paso que no forma parte de una implementación estándar de SAP Business One.
Los usuarios que utilizarán el sistema deben tener como mínimo un conocimiento básico, intermedio de Microsoft Excel.
Contar con el compromiso de Gerencia General
Es importante el compromiso de la Gerencia General para sacar la implementación adelante. Esta puede estar involucrada completamente al proyecto o delegar esta responsabilidad a una persona de su equipo que cuente con sus capacidades y misma visión del negocio.
Cultivar la resiliencia
Implementar un ERP nunca será sencillo, pondrá a la organización a prueba de su resistencia y capacidad de adaptarse al cambio.
Seguro ha escuchado del término “resiliencia”, que es la capacidad de una persona para superar diversas circunstancias complejas. En este caso, su equipo y usted requerirán entrenar y desarrollar esta habilidad.
Evitar automatizar “procesos enfermos”
Cree actividades que sostengan las mejores prácticas para su negocio.
Manejar Microsoft excel
Para que los procesos sean más fluidos recomendamos que los usuarios que utilicen el sistema tengan un conocimiento intermedio de Microsoft Excel.
Con lo revisado, ¿Está usted listo para iniciar la Implementación de SAP Business One?
Tal como ven SAP B1 es una solución que se ajusta a tu empresa y presupuesto. Además te permitirá integrar varios procesos y acceder a información relevante en tiempo real.
De esta forma podrás concentrarte en lo principal, tomar decisiones acertadas que resulten en el crecimiento exponencial y ordenado de la empresa.
Contáctanos, somos proveedores del ERP Sap Business One en Perú, y en especial, en el sur del país.
